Manejo de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN 

DE DATOS PERSONALES DE LABORATORIOS SMART S.A.S.

NOMBRE DE LA COMPAÑÍA: LABORATORIOS SMART S.A.S, Sociedad legalmente constituida, identificada con el NIT. 860.020.609-0, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá.

DOMICILIO:                                                    Av. Industrial Calle 19 No. 69 – 05

CORREO ELECTRONICO:                              Protecciondedatos@laboratoriossmart.com

PAGINA WEB:                                             Laboratoriossmart.com

TELEFÓNO DEL RESPONSABLE:                  4233360

REPRESENTANTE LEGAL:                           Sofía Prieto Contreras

PRESENTACIÓN. 

 Con el objeto de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen, y al Decreto 1377 de 2013, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que LABORATORIOS SMART S.A.S., realiza con sus datos personales así como también el manejo. 

En esta política de tratamiento de datos personales (la “Política”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos. 

Conforme con lo previsto en el artículo 15  de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información adicional de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con la compañía, incluyéndolo a usted, a los Clientes, Empleados o Proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento expreso y calificado. 

CONTENIDO

  1. DISPOSICIONES GENERALES
  2. DERECHOS Y DEBERES
    • DERECHOS QUE LE ASUSTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
    • DEBERES DE LABORATORIOS SMART
  3. AUTORIZACIÓN
    • FORMAS Y MECANISMOS PARA OTROGAR LA AUTORIZACIÓN.
    • PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.
    • EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
    • LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO TITULAR
    • TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
    • USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
    • PERSONAS A QUIENES SE LE SPUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
  4. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIONES
    • PERSONA ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
    • PRECEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE DATOS PERSONALES
    • SOLICITUS DE DATOS PERSONALES PARA TRABAJADORES Y/O CONTRATISTAS
    • PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES
    • PROCEDIMIENTO PARA EL USO Y CIRCULACIÓN DE INFORMACIÓN
    • PROCEDIMIENTO PARA LA SUPRESIÓN, CORRECIÓN O ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN,
  5. TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  1. DISPOSICIONES GENERALES

DEFINICIONES

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

AUTORIZACIÓN: conjunto expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Las “base de datos” tendrán tal condición sin importar el medio en el cual se encuentren contenidas que podrá ser físico, electrónico, manual, automatizado, herramientas informáticas, etc.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;  Sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la compañía. 

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registro públicos documentos públicos gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan a la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar al envío por parte de la Compañía como Responsable de Tratamiento o un Encargado del tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;

TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de un único responsable.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos. 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia. 

PROVEEDOR: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional. 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Compañía. 

TRABAJADOR: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral. 

(Para el entendimiento de los términos que no se encuentren incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en espacial a la ley 1581 de 2012 y al Decreto  1377 de 2013 dando el sentido utilizada en dicha normal a los términos de cuya definición exista duda alguna).

PRINCIPIOS

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de dos mil dice (2012) y al decreto 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que lo complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe ofrecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución de la Ley, la cual debe ser informar al titular.

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, LABORATORIOS SMART S.A.S., se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos; El área de Recursos Humanos deberá informar al titular el motivo por el cual se le solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.  

PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede hacerse con el consentimiento expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. 

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error. 

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En ese sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la ley.    

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.  

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por la Compañía LABORATORIOS SMART S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativa que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.   

Para asegurar el cumplimiento de este principio, el Departamento de Tecnología de LABORATORIOS SMART S.A.S., implementará los desarrollos pertinentes. 

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: LABORATORIOS SMART S.A.S., está obligada a garantizar la reserva de la información inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley. 

  1. DERECHOS Y DEBERES

2.1 DERECHOS QUE LE ASUSTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN 

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LABORATORIOS SMART S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía LABORATORIOS SMART

S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento. 

  1. Ser informado por la Compañía LABORATORIOS SMART S.A.S. como responsable del tratamiento o por el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.
  2. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de dos mil doce (2012) y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  3. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  4. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Compañía garantiza el ejercicio de todos sus derechos. 

2.2. DEBERES DE LABORATORIOS SMART S.A.S.

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de LABORATORIOS SMART S.A.S.,  los siguientes:

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  6. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.
  7. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  8. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  9. Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos.
  10. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  11. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  12. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  13. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
  14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de dos mil doce (2012).
  15. AUTORIZACIÓN: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de LABORATORIOS SMART S.A.S., requiere del consentimiento libre, expreso e informado del titular de los mismos. LABORATORIOS SMART S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, dispone de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

3.1. FORMAS Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en una base de datos. La autorización será emitida por LABORATORIOS SMART S.A.S. y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la ley 1581 de 2012.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene que conocer cualquier alternación de los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de información personal. La autorización es de una declaración que informa al titular de los datos personales:

  1. Quien recopila (responsable y encargado).
  2. Que recopila (datos que se recaban).
  3. Para que recoge los datos (las finales del tratamiento).
  4. Como ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
  5. Si se recopilan datos sensibles.

3.2. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. LABORATORIOS SMART S.A.S., adoptara las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuando y como obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. 

3.3.EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro civil de las personas.

3.4.  LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO TITUALR

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

  1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Compañía LABORATORIOS SMART S.A.S.
  2. Por los causahabientes del titular (en los casos que éste falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente. 
  4. Por la estipulación de otro para otro.

3.5.TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

LABORATORIOS SMART S.A.S., con el ánimo de facilitar la identificación de la información que es recolectada procede a clasificar los datos personales de la siguiente manera:

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan a la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

Para el caso de datos sensibles será potestad del titular otorgar la autorización explícita para el tratamiento de dicha información. 

En los eventos de recepción de datos sensibles, LABORATORIOS SMART S.A.S., será riguroso en mantener la seguridad y la confidencialidad de los mismos. 

De conformidad con la excepción contenida en el literal “e” del artículo 6 de la ley 1581 de dos mil doce (2012), LABORATORIOS SMAT S.A.S., podrá darle tratamiento a datos personales sensibles para una finalidad histórica, estadística o científica siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. 

DATOS PÚBLICOS: son los datos que no son semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registro públicos documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  

La compañía reconoce que sus empleados, pensionados a cargo, si los hubiere, accionistas y miembro de Junta Directiva, clientes, proveedores, etc., tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía.

En virtud de la relación que se establezca entre usted y la Compañía, ésta recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. Dichos datos personales e información incluyen entre otros: 

  1. CLIENTES:
  2. Nombre del cliente o razón social, número de identificación o NIT con digito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, correo electrónico.
  3. Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, correo electrónico, número de identificación, firma.
  4. Nombre del contacto comercial, teléfonos.
  5. Nombre, identificación, ocupación, teléfono del codeudor.
  6. Información tributaria, información financiera, descripción de activos de deudor y codeudor.
  7. Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
  8. Nombre, cedula, teléfono, dirección de residencia de referencias personales.
  9. PROVEEDORES:
  10. Nombre del proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección teléfonos, correo electrónico.
  11. Nombre del gerente general o representante legal y firma.
  12. Información de pagos de salud, pensión y Arl.
  13. Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, numero de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
  14. Nombre y teléfono de referencias comerciales

2.TRABAJADOR Y/O CONTRATISTA

Los datos personales sobre el trabajador y/o contratista que LABORATORIOS SMART S.A.S., debe recolectar por orden legal y en virtud de su condición de empleador y/o contratante de determinados servicios.

  1. Trabajador o grupo familiar: Nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de la esposa e hijos, nombre e identificación de hijos, historia médica , afiliaciones a la seguridad social, póliza medica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utilizan, autorizaciones médicas, participación en actividades de recreación y deporte.
  2. Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas. Salario y otros pagos.
  3. Saldo de deudas contraídas para con LABORATORIOS SMART S.A.S., o libranza.
  4. Afiliaciones con descuento de nómina.
  5. Aportes pensionales.
  6. Constitución y aportes a fondos de pensiones voluntarias, bancos de alimentos, etc.
  7. Procesos judiciales, embargo.
  8. Deudas a favor de cooperativas.
  9. Autorizaciones de descuentos.
  10. Información de afiliación a fondos de empleados, gremiales.
  11. Prestaciones durante toda su vida laboral.
  12. Contrato laboral.
  13. Cambios en el contrato de trabajo.
  14. Vinculación con empleadores anteriores.
  15. Historia laboral del trabajador
  16. Pago de auxilio y beneficios.
  17. Beneficios del trabajador para efecto del pago de auxilios y beneficios.
  18. Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación.
  19. Capacitaciones recibidas.
  20. Informe de evaluación psicológica.
  21. Detalle de la caracterización.
  22. Informe demográfico de los trabajadores.
  23. Historia clínica ocupacional del trabajador.
  24. Accidentes laborales.
  25. Horas extras. Ingreso y salida de la planta.
  26. Huella dactilar cc. Registro fotográfico. dd. Pertenencia a sindicato. ee. Evaluación anual de competencia.

Si dentro de la información recolectada, se encuentran datos sensibles, LABORATORIOS SMART S.A.S., le informará de la calidad de dichos datos sensibles y la finalidad del tratamiento, y solo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Tenga en cuenta que por tratarse de datos sensibles usted no está obligado a autorizar su tratamiento. 

3.6.USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

Los datos personales son utilizados para:

  1. Ejecución del contrato suscrito con cualquiera de la compañía.
  2. Pago de obligaciones contractuales.
  3. Envío de la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
  4. Soporte en procesos de auditoria externa/interna.
  5. Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
  6. Registro de la información de los candidatos, clientes, empleado y proveedores en la base de datos de la compañía.
  7. Contacto con candidatos, clientes, empleados y proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual comercial, y obligacional que tenga lugar.
  8. Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la compañía.
  9. Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
  10. Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
  11. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de contrato o la relación entre usted y la compañía.

3.7.   PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

  1. A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
  2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
  4. PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIONES.

4.1.   PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

LABORATORIOS SMART S.A.S., ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la compañía a Gestión documental, quien estará disponible para la atención de peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales.

Asimismo, el analista de gestión documental absolverá cualquier duda o inquietud que cualquiera de nuestros funcionarios tenga, a través del correo electrónico que se relaciona en el encabezado de este documento. 

4.2.  PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE DATOS PERSONALES

LABORATORIOS SMART S.A.S., informará previamente a los titulares los datos personales  que se requieren y el motivo por el cual se solicita la información, entendiendo que dicha finalidad estará siempre relacionada con las actividades profesionales que se deriven de ella. 

LABORATORIOS SMART S.A.S., podrá solicitar al titular su autorización para el usos de sus datos indispensables para la remisión de información opcional correspondiente a servicios adicionales en investigación, extensión, ofertas laborales, entre otras. 

En lo correspondiente al modo de obtener la autorización, LABORATORIOS SMART S.A.S., recolectará la información correspondiente a datos personales de manera escrita a través de los formatos y textos que se establezcan para el efecto. 

En los documentos, formatos y/o textos que LABORATORIOS SMART S.A.S., establezca para el efecto se incluirá siempre:

  1. La mención de la presente política de tratamiento y su ubicación en la web institucional.
  1. Datos de contacto de responsable del tratamiento.
  2. Espacio para la firma del titular y, en caso dado, del padre de familia, acudiente, representante legal, y/o cualquier otro legitimado para el ejercicio de los derechos.
    • SOLICITUD DE DATOS PERSONALES PARA TRABAJADORES Y/O CONTRATISTAS:

LABORATORIOS SMART S.A.S., implementará en los contratos laborales y/o de prestación de servicios un texto, formato y/o autorización con el fin de autorizar de manera previa y expresa el tratamiento de datos personales relacionales con la ejecución del contrato correspondiente, lo que incluirá la autorización de recolectar, modificar o corregir, datos personales del titular.

El texto, formato y/o autorización de que algunos de los datos puedan ser entregados a terceros con los cuales LABORATORIOS SMART S.A.S., tenga tareas tercerizadas las cuales en todo caso se limitarán en el uso que estos terceros le puedan dar a los datos. 

  • PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO DE INFOMACIÓN DE DATOS PERSONALES.

LABORATORIOS SMART S.A.S., adoptará medidas técnicas y administrativas adecuadas y suficientes que permitan el cuidado y conservación de los datos personales de los titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

De igual forma, la implementación de estas medidas, permitirá la conservación de la autorización otorgada por los  titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos.

LABORATORIOS SMART S.A.S., adoptará todos los mecanismos para guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de usar la información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el titular.

4.5.  PROCEDIMIENTO PARA EL USO Y CIRCULACIÓN DE INFORMACIÓN   

Transferencia de datos personales:

Para el evento en los cuales terceros ajenos a LABORATORIOS SMART S.A.S., requieran validar, rectificar o confirmar información correspondiente a los datos personales de los titulares contenidas en las bases de la compañía, se requerirá para el suministro de la información la autorización previa y expresa del titular para que opere la transferencia.

LABORATORIOS SMART S.A.S., se abstendrá de usar la información proporcionada por los titulares para fines de comercialización diferente a sus programas y servicios específicos. 

4.6. PROCEDIMIENTO PARA LA SUPRESIÓN, CORRECIÓN O ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN.  

Los titulares podrán en todo momento solicitar a LABORATORIOS SMART S.A.S., la supresión, corrección o actualización de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo de la siguiente manera:

  • El reclamo se formulará mediante comunicación dirigida a LABORATORIOS SMART S.A.S, área de Gestión Documental, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección y acompañado de los documentos que soporten la solicitud de ser aplicable. 
  • Si el reclamo resulta incompleto, El analista de gestión documental requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, actividad que deberá realizarse en un término no superior a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5. TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  

En consideración de la compañía LABORATORIOS SMART S.A.S., y de conformidad con los principios rectores y las medidas tecnológicas y administrativas que se incorporen dentro de la compañía, se mantendrán y conservarán los datos personales a los que se refiere la presente política de acuerdo a los tiempos establecidos en las tablas de retención documental.

FECHA DE ENTREGA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La fecha de entrada en vigencia de la presente política será: El 01 de noviembre de 2017, fecha de su publicación oficial en la página web de la institución.

Periodo de vigencia de las bases de datos: La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.   

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